Cap, coordination et plaidoyer
Pôle direction et coordination
Le ou la coordinateur·rice général·e anime les réunions de coordination et met en œuvre les décisions du Bureau. Vous tenez la mémoire de ces réunions : ordres du jour, comptes rendus, relevés de décisions et suivi de chaque engagement dans Monday.
Ce poste est fait pour vous si…
- Vous aimez qu’une décision soit écrite, datée et suivie
- Vous écrivez vite et juste
- Vous relancez avec constance et courtoisie
Missions
- Préparer avec le ou la coordinateur·rice général·e l’ordre du jour de chaque réunion de coordination : points remontés par les responsables de laboratoire et de pôle, documents, questions à trancher
- Envoyer l’ordre du jour et les documents aux participantes et participants avant chaque réunion
- Rédiger le compte rendu et le relevé de décisions, que le ou la coordinateur·rice général·e valide et diffuse
- Inscrire chaque décision dans le tableau de suivi du dossier 01 Pilotage de Monday : décision, responsable, échéance, statut. Ce tableau sert au seul pilotage : les données personnelles restent dans Salesforce et les espaces sécurisés du site
- Relancer les responsables avant chaque échéance et mettre à jour l’avancement de chaque décision
- Présenter au ou à la coordinateur·rice général·e, avant chaque réunion, l’état des décisions : réalisées, en cours, en retard, à réexaminer
- Classer comptes rendus et relevés de décisions sur SharePoint, pour que chaque membre retrouve une décision et son origine
- Utiliser les outils de compte rendu automatisé conçus par le ou la spécialiste de l’automatisation des processus par l’IA, et vérifier chaque synthèse avant sa diffusion
Outils à maîtriser
- Monday : tableau de suivi des décisions, dossier 01 Pilotage
- Microsoft 365 : réunions sur Teams, comptes rendus dans Word, archives sur SharePoint
- Claude : premiers jets des comptes rendus et des relevés de décisions, relus et complétés par vos soins
Ce que vous livrerez
- Un modèle d’ordre du jour et un modèle de compte rendu, en français et en anglais
- Un tableau de suivi des décisions à jour dans Monday
- Un état des décisions présenté avant chaque réunion de coordination
- Des archives classées, où chaque décision se retrouve avec son compte rendu
Profil recherché
- Une écriture précise et rapide, qui résume une discussion en décisions lisibles
- Le sens de l’organisation et du suivi
- Fiabilité et discrétion
- La pratique d’un outil de gestion de projet, ou l’envie de l’apprendre vite
Une mission bénévole, ouverte aux jeunes
Toutes nos missions sont entièrement bénévoles. L’expérience demandée peut venir d’un cours, d’un projet étudiant, d’un stage, d’un engagement associatif ou d’un projet personnel : chaque compétence compte, où que vous l’ayez acquise. Nos postes s’adressent d’abord aux jeunes, et nous lisons votre motivation et votre potentiel avec autant d’attention que votre parcours. Vous avez envie de faire partie de quelque chose de grand ? Candidatez.
Un plus
- Une expérience de compte rendu de réunion, d’association étudiante ou de gestion de projet
- La pratique de Monday et de Microsoft 365
- Une bonne pratique de l’anglais et du français
Ce que ce poste vous apporte
- Une vue directe sur la gouvernance d’une association internationale et sur ses décisions
- La maîtrise du suivi des décisions, recherchée dans toute organisation
- La pratique de Monday et des comptes rendus assistés par l’IA, à valoriser dans votre parcours
- Le travail aux côtés du ou de la coordinateur·rice général·e
Candidatures ouvertes jusqu’au 15 janvier 2027
YouthShare se réserve le droit de clore cette offre avant cette date, dès que la personne idéale est trouvée. Nous vous invitons donc à candidater dès maintenant.
L’engagement d’un an
Un projet associatif se construit dans la durée. Chaque bénévole s’engage donc pour un an au moins : le temps de prendre ses marques, de mener sa mission à son terme et de transmettre son expérience. Le temps hebdomadaire dépend du poste et figure sur chaque fiche.
Comment se passe la sélection
Candidature en ligne
Vous choisissez un poste, présentez votre parcours et joignez votre CV. Un e‑mail de confirmation vous donne votre référence.
Étude de votre profil
Le pôle Talent lit chaque candidature, la rapproche des besoins du poste et vous adresse un premier retour par e‑mail sous trois jours en moyenne.
Entretien en visio
Un échange pour faire connaissance et préciser ensemble la mission.
Décision et arrivée
Vous recevez notre réponse par e‑mail, puis votre accueil dans l’équipe et vos premiers accès.
Vous connaissez la personne idéale ?
Recommandez-lui ce poste : elle reçoit un e‑mail de YouthShare qui le lui présente, avec votre nom et le lien pour postuler. Vous pouvez aussi partager l’offre sur vos réseaux.